Порядок оформления направления работников в командировку

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию Авансовый отчет (форма N АО-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ). К Авансовому отчету работник должен приложить Командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о командировках).

Обратите внимание! При заграничных командировках к Авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (для подтверждения времени пребывания работника в командировке). Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Если работник в установленный срок не представил отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный отчет по ним, то у работника возникает долг перед работодателем. Тогда работодатель может удерживать задолженность из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа (распоряжения) об удержании долга. Данный приказ (распоряжение) издается работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности.

Примечание. Удержания возможны только в случае, если работник не оспаривает основание и размер удержаний. Кроме того, при каждой выплате заработной платы размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику.

Если работник оспаривает удержание или месячный срок пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Эта сумма может быть взыскана с работника только через суд.

В случае если работник не успел получить аванс перед командировкой, то по договоренности с руководством организации он может потратить в командировке свои личные денежные средства. В этом случае работник по возвращении из поездки должен предоставить работодателю служебную записку с просьбой возместить ему командировочные расходы на основании прилагаемых документов.

Обратите внимание! Если работодатель не возместит командировочные расходы сотруднику, то на него может быть возложен административный штраф как на юридическое лицо за нарушение законодательства о труде в размере от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Дни командировки (включая выходные) отмечаются в Табеле учета рабочего времени организации (формы N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.