Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника (11; с.172).

Денежные авансы выдаются в подотчет на:

· командировочные расходы,

· хозяйственные нужды в любой валюте.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

· по найму жилого помещения,

· по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов,

· по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда всеми видами транспорта, кроме такси,

· по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров в транспорте.

· по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных билетов),

· по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями,

· суточные за время нахождения в командировке,

· по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Возмещение подотчетных сумм:

- в пределах установленных норм возмещается за счет себестоимости выпускаемой продукции, работ, услуг.

- сверх норм – за счет прибыли.

Таблица 2

Нормы возмещения работнику командировочных расходов

на территории РФ в 2009 году.

Максимальный срок пребывания в командировке на территории России – 40 дней, за её пределами – 60 дней. Оплата суточных в размере 100 рублей, проезд оплачивается по фактическим затратам, проживание – по фактическим затратам, но не более 550 руб., если нет подтверждающих документов то 12 рублей.

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:

· налогооблагаемая прибыль корректируется (уменьшается) на сумму превышения применяемой в организации нормы суточных (фактических расходов) над её размером, установленным Минфином России. При этом сумма превышения суточных, выплаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы;

· сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения и проезда на транспорте при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящемуся на них;